VoP für den SEPA-Zahlungsverkehr
UM WAS GEHT ES?
VoP steht für die Empfängerverifizierung bei SEPA-Zahlungen. Konkret bedeutet das: Vor jeder SEPA-Überweisung oder SEPA-Echtzeitüberweisung müssen Banken künftig prüfen, ob der angegebene Empfängername zur IBAN passt. Diese neue Regelung gilt im gesamten europäischen Zahlungsraum ab 09.10.2025.
(Hinweis: Auslandszahlungen sind bis Ende 2026 noch ausgenommen.)
WAS BEDEUTET DAS?
Beim Tätigen einer Überweisung kann künftig seitens der Banken überprüft werden, ob der angegebene Empfängername zur IBAN passt.
Ziel dieser Maßnahme ist es, den Zahlungsverkehr sicherer zu machen und Betrugsfälle wie z. B. Fake-Invoice-Betrug oder Identitätsmissbrauch deutlich zu reduzieren.
Mehr Sicherheit: Betrugsversuche wie gefälschte Rechnungen werden erschwert.
Weniger Fehler: Tippfehler bei Empfängern oder falsche Stammdaten führen nicht mehr so leicht zu Fehlüberweisungen.
Pflicht ab 2025: Alle Banken müssen diesen Check anbieten – und alle Zahlungen laufen automatisch darüber, sofern dies der Kunde optiert.
Sie übermitteln einen SEPA-Zahlungsauftrag inkl. „Transportunterschrift“ an Ihre Bank. Diese gleicht daraufhin den angegebenen Kontonamen mit der IBAN beim Empfängerinstitut ab. Innerhalb kurzer Zeit erhalten Sie eine Rückmeldung – mit einem der folgenden Ergebnisse:
- Match: Empfängername und IBAN stimmen überein. Alles korrekt!
- Close Match: Es gibt kleine Abweichungen, z. B. „Meyer“ vs. „Meier“.
- No Match: Empfängername und IBAN passen nicht zusammen.
- No Check: Die Prüfung konnte nicht durchgeführt werden (z. B. wegen technischer Probleme).
Sie erhalten zu jedem Auftrag ein Prüfprotokoll:
Bei Match wird die Zahlung verarbeitet.
Bei einem Close Match müssen Sie Ihre Stammdaten prüfen, korrigieren und den Auftrag erneut einreichen.
Bei No Match sollten Sie Rücksprache mit dem Empfänger halten und gemeinsam die Daten überprüfen.
WIE UNTERSCHREIBE ICH MEINE ZAHLUNGEN?
Bei elektronischen Zahlungen sind künftig in der Banking-Software zwei Schrittewichtig:
Transportunterschrift: Bestätigt, dass der Zahlungsauftrag an die Bank übertragen wird.
Eigentliche Unterschrift: Erteilt die rechtliche Freigabe für die Zahlung.
Mit VoP wird voraussichtlich die Rückmeldung („Match / No Match / …“) zwischen Transport- und eigentlicher Unterschrift eingeblendet und Sie können, je nach Bank, entscheiden, ob Sie die Zahlung freigeben oder nicht. Das erhöht die Sicherheit und verhindert Zahlungen auf falsche Konten.
MUSS ICH VOP NUTZEN? Bzw. was ist Opt-in und Opt-out?
Opt-in: Unternehmen nutzen VoP aktiv und bekommen Rückmeldungen bei Zahlungen.
Opt-out: Unternehmen können (theoretisch) auf VoP verzichten.
ABER ACHTUNG: Wenn VoP z. B. „No Match“ anzeigt und das Unternehmen trotzdem zahlt, trägt das Unternehmen selbst das Risiko. Die Bank hat so ihre Pflicht erfüllt.
WELCHE AUFGABEN ERGEBEN SICH FÜR MICH DARAUS?
- Weisen Sie auf Ihren Rechnungen bereits jetzt auf den korrekten Kontoinhabernamen hin – exakt so, wie er bei Ihrer Bank hinterlegt ist.
- Überprüfen Sie die Hinterlegungen der Zahlungsdaten Ihrer Kreditoren auf Namensgenauigkeit zur IBAN.
instellungen in der Banking-Software anpassen: Die Banken kontaktieren derzeit ihre Kunden und erinnern daran, bestimmte Einstellungen in der Banking-Software vorzunehmen – beispielsweise für die Opt-in- oder Opt-out-Optionen.
Regeln für „Close Match“ und „No Match“ festlegen: Legen Sie klare Richtlinien fest, wie Sie mit den Kategorien „Close Match“ (nahe Übereinstimmung) und „No Match“ (keine Übereinstimmung) umgehen.
Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, damit diese Warnhinweise korrekt interpretieren und richtig darauf reagieren können.
Anpassung der Freigabe-Workflows: Überprüfen und passen Sie Ihre WinLine Freigabe-Workflows im Zahlungsverkehr an, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.
Es gibt hier viele Möglichekiten die Stammdaten zu überarbeiten ohne das jeder Datensatz einzeln aufgerufen werden muss.
Gerne Sind wir Ihnen dabei behilflich.
GIBT ES HIERZU ANPASSUNGEN IN DER WINLINE?
Ja, sämtliche erforderlichen Programmänderungen im Zusammenhang mit dem neuen SEPA-Verfahren werden wir wie gewohnt rechtzeitig zur Verfügung stellen. So stellen wir sicher, dass Sie optimal auf die neuen Anforderungen seitens der WinLine vorbereitet sind.
UMSETZUNG IN DER WINLINE
Aktuell warten wir noch auf einige technische Details von den Zahlungsdienstleistern. Sobald diese vorliegen, werden wir die VoP-Integration vollständig in das Modul WinLine ZAGL PRO für die WinLine Finanzbuchhaltung umsetzen.
Wir ermöglichen es, die sogenannte „pain.002“-Datei einzulesen, die die Rückmeldungen der Bank zum VoP-Check enthält. So kann die WinLine diese Daten verarbeiten – darunter die automatische Korrektur von Kontonamen bei einem „Close Match“, die Bestätigung einer erfolgreichen Prüfung und viele weitere Funktionen.
Ihre geplanten Vorteile:
Direkte Sichtbarkeit der VoP-Prüfungsergebnisse in Ihren Zahlungsverkehrsprozessen.
Automatisierte Korrekturen: Wenn die „pain.002“-Datei ein „Close Match“ enthält, wird der Kontoname automatisch korrigiert.
Einfaches Handling der Rückmeldungen: Sie erhalten alle Rückmeldungen (Match, Close Match, No Match, No Check) direkt im System und können sie dort weiterbearbeiten.
Flexibilität bei der Bearbeitung: Sie können genau steuern, wie Ihr Unternehmen mit den verschiedenen Rückmeldungen umgeht. Zum Beispiel können Sie direkt die Bankverbindung bearbeiten – natürlich nur mit den entsprechenden Berechtigungen.
Optimierte Bearbeitung von Kontoauszügen: Eine Trennung zwischen verifizierten und nicht verifizierten Personenkonten erleichtert die Bearbeitung.
Verifizierte Konten: Sobald ein Kontoinhaber als „geprüft“ markiert wurde, kann er in den Zahllauf aufgenommen werden. Sie haben dann die Möglichkeit, nur „geprüfte Konten“ zu berücksichtigen und so die Opt-Out-Option (sofern verfügbar) zu nutzen. Dies spart Ihnen Zeit und Aufwand, da Sie auf die zweite Unterschrift verzichten können.
Mit dieser Lösung sind Sie sowohl technisch als auch organisatorisch bestens vorbereitet und können die neuen gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand erfüllen!
Wann können Sie die Funktionen nutzen?
Da wir noch auf die endgültigen Informationen der Zahlungsdienstleister warten, planen wir die Umsetzung der VoP-Integration im Rahmen der WinLine Edition 2026, die im November 2025 verfügbar sein wird.
WinLine ZAGL PRO heißt nun WinLine BANK
Zur Vereinfachung und zum besseren Verständnis wird ab dem 01.11.2025 das Modul ZAGL PRO nunmehr WinLine BANK heißen.
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WAS KANN ICH JETZT SCHON TUN?
Was Sie zudem jetzt schon durchführen sollten, damit Sie sicherstellen, dass Ihre Zahlungen reibungslos laufen:
Damit Zahlungen von Ihren Kunden ohne Probleme eingehen – und Ihre Zahlungen an Lieferanten zuverlässig ausgeführt werden – benötigen Sie in Ihren Stammdaten den exakten Bankkontonamen.
Die Lösung mit WinLine: Mit der WinLine können Sie diese wichtigen Abfragen an Ihre Kunden und Lieferanten automatisiert versenden – und so frühzeitig sicherstellen, dass Ihre Stammdaten korrekt und vollständig sind.
Whitepaper mit Anleitung: In unserem Whitepaper zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt,
wie Sie Ihren Kunden den exakten Bankkontonamen mitteilen,
wie Sie Ihre Lieferanten nach deren Bankkontonamen fragen,
und wie Sie diese Prozesse direkt in der WinLine umsetzen.
Diese Information erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, gibt teilweise die Meinung/Einschätzung der Autoren wieder und basieren auf dem jetzigen Stand der Informationen durch den Gesetzgeber. Der Inhalt wurde unter größtmöglicher Sorgfalt erstellt, ist jedoch ohne Gewähr. Eine Haftung ist ausgeschlossen.