Fragen und Antworten zur E-Rechnung

• Was vesteht man unter einer E-Rechnung?

Die E-Rechnung wird künftig in einem strukturierten elektronischen XML-Format ausgestellt, angelehnt an die EU-Norm EN 16931. Dieser einheitliche Standard ermöglicht den elektronischen Empfang sowie die Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen.

Rechnungen im PDF-Format fallen nicht mehr unter den Begriff einer elektronischen Rechnung, sondern sind „sonstigen Rechnungen“ zuzuordnen.

• Gibt es Ausnahmen, wenn ja welche?

Sogenannte „Kleinbetragsrechnungen“, deren Gesamtbetrag 250 EURO nicht übersteigt, müssen – abweichend von der allgemeinen Verpflichtung – auch weiterhin nicht elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Für Details empfehlen wir den Austausch mit Ihrem Steuerberater.

• Was für Meldepflichten gibt es?

Die Europäische Kommission hat hierfür das Projekt ViDA (VAT in the Digital Age) ins Leben gerufen. Hierin wurden eine Reihe von Maßnahmen zur Modernisierung des derzeitigen Mehrwertsteuersystems in der Europäischen Union vorgeschlagen, um Steuerbetrug zu bekämpfen.

Zu den Initiativen gehört die Einführung eines neuen Steuermeldesystems durch elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Dies war ursprünglich für 2028 geplant. Die Mitgliedstaaten konnten über den Start jedoch bis heute keine Einigung erzielen. Daher kann über den tatsächlichen Termin zum jetzigen Zeitpunkt keine verbindliche Aussage getroffen werden.

• Wie wird die E-Rechnung in der WinLine umgesetzt?

Bei der Einführung der elektronischen Rechnung muss zwischen eingehenden und ausgehenden Rechnungen unterschieden werden. Die WinLine bietet bereits jetzt bewährte Lösungen, welche die notwendigen Voraussetzungen zur Umsetzung der E-Rechnung erfüllen! Die gute Nachricht: Die Anforderungen sind in bestehenden WinLine-Modulen umsetzbar!

Das zentrale Element wird das WinLine ARCHIV sein, das in Kombination mit dem WinLine CRM die Verteilung der Dokumente für die Bereiche Senden (WinLine eBILLING) und Empfangen (WinLine BELEG PRO) steuert. Das WinLine ARCHIV ermöglicht Ihnen eine revisionssichere Archivierung und erfüllt so auch die Anforderungen der Unveränderbarkeit bei elektronischen Rechnungen.

• Wie versende ich E-Rechnung in der WinLine?

In der WinLine FAKT erfolgt der elektronische Rechnungsversand mit WinLine eBILLING.

Darunter fallen auch weiterhin die in Deutschland gängigen Standards „XRechnung“ und „ZUGFeRD (Factur-X)“. Einsatzgebiete hierfür sind u.a. Geschäfte mit öffentlichen Behörden oder Einrichtungen. Die darin verwendete europäische Norm EN 16931 ist gemäß der deutschen Bundesregierung auf B2B-Ebene zukunftsweisend.

• Wie empfange ich E-Rechnungen in der WinLine?

Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in der WinLine FIBU und der WinLine FAKT erfolgt mit WinLine BELEG PRO. 

+ WinLine BELEG PRO wird strukturierte E-Rechnungen im XML-Format empfangen und verarbeiten. 

+ Mit dem WinLine ARCHIV können Sie gesetzesmäßig archivieren, so dass kein externes Dokumentenmanagementsystem erforderlich ist. Das WinLine ARCHIV ist Bestandteil des WinLine CRM bzw. des WinLine Digitalisierungspakets.